En las pequeñas y medianas empresas es común que la contabilidad se deje en manos de un despacho de contadores que se encargan de hacer los registros fiscales y de formular las declaraciones que por ley deban presentarse regularmente.
Esa contabilidad suele ir por lo menos con un mes de retraso, ya que los comprobantes y los Estados de Cuenta de los bancos se reúnen al cierre del mes.
La «Contabilidad Fantasma»
La contabilidad fiscal, con demasiada frecuencia, no se apega rigurosamente a la realidad, por diferentes razones:
- Doble juego de nóminas: una real y otra oficial, en la que no necesariamente están todos los trabajadores ni se declaran los sueldos reales, para bajar el pago de impuestos sobre sueldos y las cuotas del seguro social.
- Frecuentemente las empresas realizan compras en la economía informal, que carecen de factura con los requisitos fiscales para la deducibilidad.
- También son numerosas las empresas que a solicitud del cliente omiten la factura y el correspondiente impuesto al valor agregado.
- En las empresas familiares suelen presentarse muchas irregularidades: retiros de dinero de los propietarios para fines ajenos al negocio; registro en la nómina de personas que no trabajan en la empresa; gastos de la familia que se contabilizan como si fueran del negocio.
En las circunstancias antes descritas la contabilidad formal únicamente sirve para aparentar que se cumple la ley, pero no informa la verdad sobre la operación del negocio y normalmente los empresarios no la toman en serio ni la usan para sus decisiones de negocios. Es una especie de «Contabilidad Fantasma».
En esas prácticas viciadas se encuentra el origen del fracaso de muchísimos negocios, así como del arraigado desprecio que tantos empresarios sienten por la contabilidad.
Consecuencias Negativas
Desde el punto de vista administrativo las prácticas extra legales en la contabilidad son una aberración; implican un gran desperdicio de recursos y destruyen las enormes ventajas propias de una buena contabilidad, como un control eficiente del flujo de efectivo.
Además, se presentan las siguientes situaciones negativas:
- Se rompen los sistemas de control interno, por lo que aumentan mermas y robos.
- Se pierden los parámetros confiables de referencia. Ya no se sabe qué tan bien o qué tan mal anda la empresa.
- Se crean responsabilidades fiscales que pueden ser la ruina de la empresa.
- Se propician actos de chantaje por parte de los empleados que conocen las irregularidades fiscales.
- Se deteriora la imagen del empresario ante sus subordinados y se afecta la moral de trabajo.
A la larga, esos falsos ahorros resultan más caros, por los problemas que originan.
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