Primeras Conclusiones
Al iniciar el ejercicio, el Lunes 3 por la mañana, el negocio de Miguel Emprendes simplemente no existía. Miguel era sólo era una persona causante fiscal, lo sabemos por su Registro Federal de Causante que vemos en su primer comprobante, el recibo de dinero dado a Paco Plata.
Pero el dinero hace real la existencia del negocio. Antes no tenía nada, ni activos, ni deudas, ni patrimonio, nada. Lo sabemos porque el Tablero de Aplicaciones, que representa la situación del negocio, estaba completamente vacío.
Si repasamos las acciones emprendidas por Miguel en ese primer día, podemos deducir estos principios fundamentales en los negocios.
El crédito es dinero en efectivo.
Miguel no tenía efectivo para empezar, pero tenía algo muy importante, prestigio y relaciones. En los negocios, el prestigio se traduce en crédito. El Lunes 3 por la mañana Miguel sale a buscar dinero y visita a su tío Paco Plata, que accede a prestarle 5 monedas. Tal vez don Paco lo recomendó con el dueño de la inmobiliaria Casasola, que también ayuda a Miguel con la renta del local, dándole otro crédito por dos monedas más, para la renta del primer mes y para el depósito.
El trabajo es el origen del capital.
Miguel se pone a trabajar de inmediato: compra mercancía por 4 monedas y la vende en 8 monedas, con lo cual obtiene su primera utilidad. Con esa operación Miguel empieza vendiendo desde el primer día, y las utilidades de cada venta le permitirán ir creciendo su negocio. Aplica el viejo refrán que dice “que del mismo cuero salgan las correas”.
Formulando nuestros primeros estados financieros
Ganar dinero es el propósito de los negocios y la Contabilidad es el lenguaje del dinero. Dice el refrán: «Las palabras se las lleva el viento, pero lo escrito queda». Así sucede en los negocios: al registrar las operaciones en el Cuaderno de Notas quedan consignadas las operaciones del negocio. Ya hemos dicho que la contabilidad es el lenguaje del dinero, con el cual vemos la información del negocio de una manera organizada y práctica. Con apenas unas cuantas operaciones, ya podemos formular los primeros Estados Financieros, que no son otra cosa que los reportes con los que la contabilidad nos cuenta la historia del negocio.
Estado de Ingresos y Egresos
El primer Estado Financiero que podemos formular es el Estado de Ingresos y Egresos del día. Este reporte nos sirve para ver de manera organizada cómo entró y salió el dinero del negocio, y amarrar esos datos contra el dinero en efectivo que físicamente nos quedó al final del día. Veamos paso a paso cómo hacerlo.
Tomamos las dos hojas del Cuaderno de Notas en donde hemos anotado los ingresos y los egresos. Ahora vamos a reacomodar nuestras anotaciones de acuerdo al formato tradicional de este reporte.
Empezamos por escribir el título:
ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL LUNES 3
Ahora vamos a anotar en una columna los dos ingresos que llevamos hasta ahora. Tradicionalmente el primer concepto que se pone es el de las Ventas, y después los otros. Luego ponemos la suma de los ingresos:
| INGRESOS | |
| Ventas | 8 |
| Financiamientos | 5 |
| Suma Ingresos | 13 |
Hacemos lo mismo con los egresos. De momento sólo tenemos el de la compra de mercancía:
| EGRESOS | |
| Compra de Mercancía | 4 |
Anotamos el dinero en efectivo que nos queda en caja. Basta contar las monedas en el Tablero, y vemos que son 9:
| Saldo en Caja (Excedente) | 9 |
Por último realizamos la suma de los Egresos más el saldo que nos queda en efectivo. Lógicamente, esta cantidad debe ser igual a los Ingresos.
No nos olvidemos del título del reporte ni de la fecha. Al final el Estado de Ingresos y Egresos quedará así:
| Estado de Ingresos y Egresos, Lunes 3 | |
|---|---|
| INGRESOS | |
| Ventas | 8 |
| Financiamientos | 5 |
| Suma Ingresos | 13 |
| EGRESOS | |
| Compra de Mercancía | 4 |
| Saldo en Caja | 9 |
| Suma Egresos + Saldo | 13 |
Estado de Resultados
El Estado de Resultados es un reporte extremadamente importante para comprender cómo se está creando valor en el negocio, y cuánto está costando crear ese valor. Presentaremos en forma lógica y ordenada las ventas, los costos y los gastos. Veamos paso a paso cómo hacerlo:
Empezamos por escribir el título, que siempre comprende la fecha a la que hacemos este “corte”:
ESTADO DE RESULTADOS AL LUNES 3
Empezamos por poner las Ventas, y abajo el Costo de lo que vendimos, es decir, la cantidad que pagamos por la mercancía. Esto lo hacemos en forma de resta. El resultado de la resta es la Utilidad Bruta:
| Ventas | 8 |
| (-) Costo de Ventas | 4 |
| Utlilidad Bruta | 4 |
Ahora hacemos otra resta: a la Utilidad Bruta le vamos a descontar los gastos que hemos tenido. Esto es muy importante: aunque Miguel aún no ha pagado la renta, pues le dieron crédito en la Inmobiliaria, sí debemos tomar en cuenta ese gasto para saber qué tal está funcionando el negocio. El resultado de esta resta es la Utilidad en Operación, que es el dato que verdaderamente nos indica qué tan bueno es un negocio:
| (-) Gastos | 1 |
| Utilidad en Operación | 3 |
Al final, nuestro Estado de Resultados debe verse así:
| Estado de Resultados al Lunes 3 | |
|---|---|
| Ventas | 8 |
| (-) Costo de Ventas | 4 |
| Utlilidad Bruta | 4 |
| (-) Gastos | 1 |
| Utilidad en Operación | 3 |
Estado de Posición Financiera
Este reporte es lo que tradicionalmente se conocía como Balance. Se trata de una especie de radiografía del negocio, que nos muestra por un lado con qué activos cuenta el negocio, y por el otro de quién es la propiedad de esos activos.
Los activos son todos los bienes que manejamos en la empresa: dinero en efectivo, cuentas por cobrar, mercancías, mobiliario, computadoras, equipo de transporte, etcétera. Si no tenemos deudas, entonces todos los activos nos pertenecen, son nuestro patrimonio. Pero si tenemos deudas, entonces parte de esos activos le pertenecen a nuestros acreedores. Esas deudas reciben el nombre de Pasivos. La diferencia entre los activos y los pasivos recibe el nombre de capital, es la parte del negocio que realmente nos pertenece, porque la hemos pagado con nuestro dinero o bien con las utilidades de nuestro trabajo, como es el caso de Miguel en este ejercicio. De ahí el principio de negocios que ya mencionamos, el trabajo es el origen del capital.
Veamos paso a paso cómo podemos formular el Estado de Posición Financiera del negocio de Miguel al cierre de su primer día.
El primer activo es el dinero en efectivo; ya sabemos cuánto hay, y lo hemos confirmado con el Estado de Ingresos y Egresos. Anotamos:
| Activo | |
| Caja | 9 |
El recibo del depósito en garantía representa en realidad un activo, pues el negocio tendrá de ese beneficio durante un plazo largo, mientras disponga del local. Es el mismo caso de una póliza de seguros, que se paga en un mes pero que cubre varios meses. Anotaremos la cantidad con los activos, y hacemos la suma:
| Activo | |
| Caja | 9 |
| Depósito en Garantía | 1 |
| Suma Activos | 10 |
Ahora revisamos los comprobantes del día. Gracias a los comprobantes tenemos la información de las operaciones de crédito que NO ESTÁN REGISTRADAS por no ser ingresos o egresos de efectivo. ¿Cuáles representan deudas? El recibo del préstamo de Paco Plata, y los dos recibos de la Inmobiliaria Casasola, que no se han pagado. Así que podemos anotar, y sumamos:
| Pasivo | |
| Paco Plata | 5 |
| Inmobiliaria Casasola | 2 |
| Suma Pasivo | 7 |
En un Balance, siempre de los siempres los activos suman lo mismo que los pasivos más el capital. Es lógico: los Activos se han pagado con nuestra aportación y con el dinero que pedimos prestado. Por lo tanto, los activos son iguales a la aportación más las deudas. En este ejemplo, el capital corresponde a la utilidad que Miguel logró con su primera venta. En el Estado de Resultados determinamos dicha utilidad: 3 monedas. Ahora acomodamos nuestras anotaciones de la siguiente manera, y ya tenemos nuestro primer Estado de Posición Financiera, o Balance:
|
Estado de Posición Financiera al Lunes 3
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||||
|---|---|---|---|---|
| Activo | Pasivo | |||
| Caja | 9 | Paco Plata | 5 | |
| Depósito en Garantía | 1 | Inmobiliaria Casasola | 2 | |
| Suma Pasivo | 7 | |||
| Capital | ||||
| Utilidad en Operación | 3 | |||
| Suma Activos | 10 | Suma Pasivo + Capital | 10 | |
Mediante la combinación del registro de los ingresos y los egresos, junto con el uso de los comprobantes, pudimos formular los tres estados financieros básicos de la Contabilidad:
1) Estado de Ingresos y Egresos
2) Estado de Resultados
3) Estado de Posición Financiera
Ahora tenemos la información completa del negocio y con este solo hecho ya estamos poniendo las bases de la Administración, pues empezamos a tener puntos de referencia, para eso sirve la contabilidad.
Sin embargo, si no nos preocupamos por aprender a interpretar y a utilizar esta información, no podremos dirigir la empresa de forma eficaz. El emprendedor que aprende el lenguaje del dinero y puede sacar conclusiones prácticas de los números de su negocio puede defenderlo mucho mejor, y más aún, puede hacerlo crecer y convertirlo en un negocio autosustentable.